Immer mehr Berater und Trainer nutzen Storytelling gezielt für verbesserten Informationsaustausch, wie auch als einprägsames Kommunikationsmittel. Manager setzen die Methode des Storytelling als praktisches Tool für Führungsaufgaben ein. Gut erzählte Geschichten helfen den Menschen Zusammenhänge zu erkennen und sind der intuitive Weg, Informationen weiterzugeben.
Erzählte Geschichten haben die Eigenschaft zu berühren, zu amüsieren, Erfahrungen weiterzugeben, und die eigene Geschichte zu überliefern. Erzähler tun dies direkt, persönlich und effektiv. Erzählen ist eine nachhaltige, interaktive Form der Kommunikation.
Storytelling als praktische Methode bietet sich an für Projektleiter und Unternehmensberater, die oft komplexe Themen innerhalb und außerhalb des Projektteams kommunizieren müssen, z. B. an zukünftige Nutzer einer Software-Lösung oder an Entscheidungsträger, die nicht direkt in ein Projekt eingebunden sind. Als Steuerungsinstrument bieten sich Geschichten an, um den kritischen Erfolgsfaktoren in Projekten zu begegnen wie etwa Projektkultur, Kommunikationsverhalten und Teambildung. Erfahrene Projektleiter sind oft gute Geschichtenerzähler. Sie geben ihr Erfahrungswissen oft ganz inutitiv über Erfahrungsgeschichten weiter.
Der Aufbau einer guten Geschichte folgt oft einem ganz einfachen Muster:
· Was war am Anfang (= das Problem)?
· Wer (= der Held) tat was (= die gute Tat) mit wessen Hilfe (= gute Fee)?
· Wo lauerten Gefahren (= das Abenteuer)?
· Wie ging das Ganze aus (= der Sieg, das Happy End)?
Denn Projekte werden immer von zahlreichen Geschichten begleitet, die oft Jahre später noch an jüngere oder nachfolgende Kollegen weitergegeben werden. Die Geschichten sind oft Anekdoten, die sich um unkonventionelle, improvisierte Entscheidungen oder Lösungen herumranken. Manchmal handelt es sich auch um ein mutiges „gezieltes“ Abweichen von bestehenden Regeln. Gemeinsam ist diesen Geschichten, dass sie gerne weitererzählt werden – und oft Beispielcharakter für ähnliche Themen haben.
Eine gute Geschichte ist häufig prägnanter, glaubwürdiger, interessanter und mitreißender als eine konventionelle Präsentation oder theoretische Konzepte. In einer Geschichte wirkt die Verknüpfung von Ideen mit Gefühlen. Das prägt sich viel nachhaltiger ein und motiviert zum weitererzählen.
Story-Telling holt diese Form des Geschichtenerzählens im Unternehmen von der beliebten Randexistenz in Kaffeeküche und Kantine zurück in den Arbeitsalltag und nutzt ihr Potenzial. Immer wenn es darum geht, die Zusammenhänge zwischen Fakten und damit verknüpfter Emotion sichtbar zu machen, bieten sich Geschichten an, die sich rund um die Fakten bilden.
Story-Telling kann als Ergänzung zum Methoden-Einsatz im Projektmanagement verwendet werden, um Präsentationen eindrucksvoll einzuleiten, im Teambildungsprozeß um ein Team zu motivieren, und auch im Konfliktfall, um die verschiedenen Sichten der Beteiligten in einzelnen Konfliktgeschichten darzustellen und zu analysieren.

Ein bekannter Lehrsatz lautet, „wer fragt der führt“, bei Storytelling gilt, „wer zuhört lernt die Mitarbeiter und damit den Geist des Unternehmens und seine ungeschriebenen Gesetze kennen und verstehen“. Anders als beispielsweise strukturierte Interviews oder moderierte Workshops und Teamsitzungen erlaubt Storytelling den Mitarbeitern frei und authentisch die Dinge aus ihrer Sicht zu beschreiben; sie werden aber angehalten, bei ihrer Geschichte die aktuelle Fragestellung im Auge zu behalten.

Die Aufgabe des Zuhörers – des Projektmanagers – ist es dann, aus den zahlreichen Geschichten die markantesten und für den Veränderungsprozess relevanten Informationen zusammenzufassen. So werden auch verdeckte Zusammenhänge und tiefer liegende Probleme und Organisationshindernisse für alle deutlich sichtbar, denn Geschichten erzählen nämlich nicht nur das ‘was’, sondern auch das ‘warum’. Fragebögen und klassische Interviews stoßen hier oft an ihre Grenzen, den schwer fassbares oder das individuelle Wissen der Mitarbeiter bleibt hier meist außen vor, ebenso Werte oder Normen, die das Denken und Handeln der Mitarbeiter bestimmen.

Doch leistet Storytelling nicht nur in der Analyse- und Konzeptionsphase wertvolle Dienste sondern auch in der Implementierungsphase. Geschichten lösen Bilder im Kopf aus, sind stärker als Zahlen, Fakten oder Statistiken, sie können auch unwillige und desinteressierte Menschen begeistern und motivieren. Vera F. Birkenbihl bringt die Wirkung auf den Punkt: »Durch Stories sehen wir die Welt. Wenn eine Story unser Herz und Hirn bewegt, dann hat sie in uns eine Bereitschaft geschaffen, etwas zu verändern.“

Ein Vorgang, der jedem vertraut ist, macht dies deutlich: Im Anschluss an eine komplexe Besprechung wird das aufwendige erstellte Protokoll oft nur flüchtig gelesen und Mitarbeitern, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben, vergessen das Gelesene meist sehr rasch. Anders wenn ein Kollege lebhaft und engagiert darüber erzählt: Die Zuhörer lauschen gebannt und können sich lange an das Erzählte erinnern. Sein „Vortrag“ füllt die Fakten mit Leben und erreicht dadurch sowohl den Verstand als auch das Gefühl seiner Zuhörer; beste Voraussetzungen für eine Verankerung im Langzeitgedächtnis und entsprechendes Handeln.